Excel2007基礎(chǔ)教程：應(yīng)用數(shù)字格式

數(shù)字格式指的是改變包含在單元格中數(shù)值外觀的過程。Excel 提供了非常廣泛的格式選項。為了能夠快速改進工作表的外觀，下面的部分將學(xué)習(xí)如何使用Excel 的格式選工頁。

提示: 記住應(yīng)用的格式僅適用于被選擇的單元格. 因此，在應(yīng)用格式之前需首先選擇羊元格(或單元格區(qū)域). 改變數(shù)字格式不影響數(shù)值.數(shù)字格式只影響外觀.

3.5.1 通過格式化數(shù)字提高可讀性
通常，輸入單元格中的數(shù)值是未格式化的。換句話說，它們僅僅由一串數(shù)字組成。通常來說，需要對數(shù)字進行格式化，這樣更便于閱讀，或就所顯示的小數(shù)位而言更具有連貫性。

圖3.8 顯示了有兩列數(shù)值的工作表。第一列由一組未格式化的數(shù)值組成，第二列的數(shù)值進行了格式化，變得易于閱讀。第三列描述了所應(yīng)用格式的類型。

提示:如采把單元格指針移到一個有格式化數(shù)值的單元格，公式欄中顯示的數(shù)值是未格式化的，這是因為格式只影響單元格中數(shù)值的外觀，一一而不影響包含在單元格中數(shù)值的實際值.

1 .使用自動數(shù)字格式
Excel 非常智能化，它能夠自動執(zhí)行某些格式化。例如，如果在單元格中輸入12.2% ， Excel 就知道用戶想使用百分比格式，并自動運用此格式。如果用戶用逗號分隔千位(如123456 ) ， Excel就會運用千位分隔樣式。如果在數(shù)值前加上美元符號，單元格將被格式化為貨幣格式(假定美元
符號是您系統(tǒng)中的貨幣符號) 。

提示: Excel 有一個非常便利的默認功能使得在單元格中輸入百分比數(shù)值變得格外簡單.如果單元格被格式化為以百分比格式顯示，只需輸入常規(guī)值即可(例如12 .5% 輸入12.5 即可).如果不使用該功能(或喜歡輸入實際的百分比數(shù)值) ，訪問"Excel選項"對話框并單擊"高級"選項卡。在"編輯選項"部分，找到" 允許自動百分比輸入"復(fù)選框并刪除復(fù)選標記.

2. 使用功能區(qū)設(shè)置數(shù)字格式
功能區(qū)中的"開始" ~ l( 數(shù)字"組包含快速運用常用數(shù)字格式的控件(如圖3.9 所示)。
"數(shù)字格式"下拉列表包含11 種常用數(shù)字格式。額外的選項包含"會計數(shù)字格式"下拉列表(用于選擇貨幣格式) , 另加" 百分比樣式"和"千位分隔樣式"按鈕。除此以外，數(shù)字組包含一個增加小數(shù)位數(shù)的按鈕，及一個減少小數(shù)位數(shù)的按鈕。

當選擇其中一個控件時，活動單元格顯示具體的數(shù)字格式。在單擊這些按鈕之前，用戶也可選擇一系列單元格(或甚至是整行或整列)。如果選擇多個單元格， Excel 會將數(shù)字格式應(yīng)用到所有選中的單元格。

3. 使用快捷鍵格式化數(shù)字
另一種應(yīng)用數(shù)字格式化的方式是使用快捷鍵。表3.1 總結(jié)了快捷鍵組合，可以用于對選中的單元格或區(qū)域應(yīng)用常用數(shù)字格式化。注意， Ctrl+ Shift 后面的這些字符都位于鍵盤的左上部分。

4. 使用"設(shè)置單元格格式"對話框設(shè)置數(shù)字格式
大多數(shù)情況下，數(shù)字格式可以從"開始"選項卡的"數(shù)字"組進行訪問。然而，有時需要對數(shù)值顯示進行更多的控制。Exce l 利用"設(shè)置單元格格式"對話框提供了有關(guān)數(shù)字格式的大量控件，如圖3 . 10 所示。對于數(shù)字格式的設(shè)置，需使用"數(shù)字"選項卡。

可以經(jīng)由幾個途徑進入"設(shè)置單元格格式"對話框模式。選擇要設(shè)置格式的單元格并實施下列步驟:
選擇"開始" ~ "數(shù)字"，并單擊小對話發(fā)射器圖標。
選擇"開始" ~ "數(shù)字"，單擊"數(shù)字格式"下拉列表，并從下拉列表中選擇"其他數(shù)字格式"。
右擊并從快捷菜單選擇"設(shè)置單元格格式"。
按Ctri+ l 快捷鍵。
"設(shè)置單元格格式"對話框的"數(shù)字"選項卡顯示了可選擇的單元格格式的12 個分類。當從列表框中選擇一個分類時，選項卡右側(cè)顯示不同的選項。
"數(shù)值"類有三個選項可以控制: 顯示的小數(shù)位，是否使用千位分隔符，以及如何顯示負數(shù)。注意"負數(shù)"列表框有5 個選項(其中3 個用紅色顯示負數(shù))，這些選項根據(jù)小數(shù)位數(shù)以及是否選擇使用千位分隔符的不同有所不同。

當數(shù)字和看起來不正確時
運用于單元格的數(shù)字格式不改變數(shù)值——只改變數(shù)值在工作在中的顯示.例如，如果一個單元，格包含數(shù)字0.874543 ，用戶可能會把它設(shè)直顯示為87%. 如果該單元格用于一個公式中，" 公式會使用全值( 0.874543 )，而不是顯示值0.87.在有些情況下，格式設(shè)置會導(dǎo)放Excel 顯示計算結(jié)果看起來不正確，如相加有小數(shù)位的數(shù)字.例如，如果數(shù)字被設(shè)置成只顯示兩位小數(shù)，您可能沒有看到在計算中使用的實際值.但由于Excel 在其公式中使用的是會精度的數(shù)值，所以兩個數(shù)值之和看起來就不正確.

下面幾種辦法可以解決該問題.可以設(shè)置單元，格顯示支多的小數(shù)位數(shù).對于單個數(shù)字可以使用ROUND 函數(shù)，這樣Excel 可以對所設(shè)定的小數(shù)位數(shù)進行四舍五入.或者用戶可以指導(dǎo)Excel 更改工作在數(shù)位來匹配所顯示的格式。訪問"Excel 選項"對話框并單擊"高級"選項卡.勾選"將精度設(shè)為所顯示的精皮"復(fù)選框(該復(fù)選板位于"計算此工作簿時"部分).

選項卡的頂部顯示了活動單元格怎樣以選擇的數(shù)字格式顯示的一個例子(僅在選中帶有數(shù)值的單元格時可見〉。做出選擇以后，單擊"確定"將數(shù)字格式應(yīng)用到所有選中的單元格。

警告:選擇"將精度設(shè)為所顯示的精度"復(fù)選框后，將永久改變工作表中的數(shù)值以符合屏幕顯示的內(nèi)容.該設(shè)直應(yīng)用于活動工作簿的所有工作表。大多數(shù)時候，該選項并不是您想要的。確保您了解使用"將精度設(shè)為所顯示的精度"復(fù)選框的結(jié)果。

參考:在第11 章中討論ROUND 和其他內(nèi)直函數(shù).

下面是數(shù)字格式分類及其注釋。
常規(guī):默認格式。數(shù)字顯示為整數(shù)、小數(shù)，或者數(shù)字太大單元格無法顯示時用科學(xué)記數(shù)法。
數(shù)值:可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)、選擇是否使用逗號分隔千位，以及如何顯示負數(shù)(用負號、紅色、括號或者同時使用紅色和括號) 。
貨幣:可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)、選擇貨幣符號，以及如何顯示負數(shù)(用負號、紅色、括號或者同時使用紅色和括號) 。該格式總是使用逗號分隔千位。
會計專用: 與貨幣格式的主要區(qū)別在于貨幣符號總是垂直排列。
日期:可以選擇不同的日期格式。
時間:可以選擇不同的時間格式。
百分比: 可以選擇小數(shù)位數(shù)并總是顯示百分號。
分數(shù): 可以從9 種分數(shù)格式中選擇一種格式。
科學(xué)記數(shù): 用指數(shù)符號(E) 顯示數(shù)字: 2.00E+05=200 000; 2.05E+05=205 000 。您可以選擇在E 左邊顯示小數(shù)位。
文本: 當應(yīng)用于數(shù)值時， Excel 會把數(shù)值當做文本(盡管看起來像數(shù)字)。對于如局部數(shù)字這樣的項目，該功能是非常有用的。
特殊:包括3 種附加的數(shù)字格式(郵政編碼、中文小寫數(shù)字和中文大寫數(shù)字〉。
自定義:您可以自定義前面沒有包括的數(shù)字格式。

提示:如果一個單元格顯示出一連串的無用標記(如########## )，這通常意味著單元格寬度不夠，無法顯示選擇的數(shù)字格式的數(shù)值.可以加寬該列或改變數(shù)字格式.

3.5.2 添加自定義數(shù)字格式
有時想使用不在數(shù)字格式分類中的格式顯示數(shù)字值。那么，應(yīng)該創(chuàng)建用戶自定義的數(shù)字格式。

參考:在創(chuàng)建數(shù)字格式時， Excel 賦予了用戶很大的靈活性一一由于它的內(nèi)容過于豐富，本書專門有一章(第24 章)來解釋它.

4. 使用"設(shè)置單元格格式"對話框設(shè)置數(shù)字格式
大多數(shù)情況下，數(shù)字格式可以從"開始"選項卡的"數(shù)字"組進行訪問。然而，有時需要對數(shù)值顯示進行更多的控制。Exce l 利用"設(shè)置單元格格式"對話框提供了有關(guān)數(shù)字格式的大量控件，如圖3 . 10 所示。對于數(shù)字格式的設(shè)置，需使用"數(shù)字"選項卡。

可以經(jīng)由幾個途徑進入"設(shè)置單元格格式"對話框模式。選擇要設(shè)置格式的單元格并實施下列步驟:
選擇"開始" ~ "數(shù)字"，并單擊小對話發(fā)射器圖標。
選擇"開始" ~ "數(shù)字"，單擊"數(shù)字格式"下拉列表，并從下拉列表中選擇"其他數(shù)字格式"。
右擊并從快捷菜單選擇"設(shè)置單元格格式"。
按Ctri+ l 快捷鍵。
"設(shè)置單元格格式"對話框的"數(shù)字"選項卡顯示了可選擇的單元格格式的12 個分類。當從列表框中選擇一個分類時，選項卡右側(cè)顯示不同的選項。
"數(shù)值"類有三個選項可以控制: 顯示的小數(shù)位，是否使用千位分隔符，以及如何顯示負數(shù)。注意"負數(shù)"列表框有5 個選項(其中3 個用紅色顯示負數(shù))，這些選項根據(jù)小數(shù)位數(shù)以及是否選擇使用千位分隔符的不同有所不同。

當數(shù)字和看起來不正確時
運用于單元格的數(shù)字格式不改變數(shù)值——只改變數(shù)值在工作在中的顯示.例如，如果一個單元，格包含數(shù)字0.874543 ，用戶可能會把它設(shè)直顯示為87%. 如果該單元格用于一個公式中，" 公式會使用全值( 0.874543 )，而不是顯示值0.87.在有些情況下，格式設(shè)置會導(dǎo)放Excel 顯示計算結(jié)果看起來不正確，如相加有小數(shù)位的數(shù)字.例如，如果數(shù)字被設(shè)置成只顯示兩位小數(shù)，您可能沒有看到在計算中使用的實際值.但由于Excel 在其公式中使用的是會精度的數(shù)值，所以兩個數(shù)值之和看起來就不正確.

下面幾種辦法可以解決該問題.可以設(shè)置單元，格顯示支多的小數(shù)位數(shù).對于單個數(shù)字可以使用ROUND 函數(shù)，這樣Excel 可以對所設(shè)定的小數(shù)位數(shù)進行四舍五入.或者用戶可以指導(dǎo)Excel 更改工作在數(shù)位來匹配所顯示的格式。訪問"Excel 選項"對話框并單擊"高級"選項卡.勾選"將精度設(shè)為所顯示的精皮"復(fù)選框(該復(fù)選板位于"計算此工作簿時"部分).

選項卡的頂部顯示了活動單元格怎樣以選擇的數(shù)字格式顯示的一個例子(僅在選中帶有數(shù)值的單元格時可見〉。做出選擇以后，單擊"確定"將數(shù)字格式應(yīng)用到所有選中的單元格。

警告:選擇"將精度設(shè)為所顯示的精度"復(fù)選框后，將永久改變工作表中的數(shù)值以符合屏幕顯示的內(nèi)容.該設(shè)直應(yīng)用于活動工作簿的所有工作表。大多數(shù)時候，該選項并不是您想要的。確保您了解使用"將精度設(shè)為所顯示的精度"復(fù)選框的結(jié)果。

參考:在第11 章中討論ROUND 和其他內(nèi)直函數(shù).

下面是數(shù)字格式分類及其注釋。
常規(guī):默認格式。數(shù)字顯示為整數(shù)、小數(shù)，或者數(shù)字太大單元格無法顯示時用科學(xué)記數(shù)法。
數(shù)值:可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)、選擇是否使用逗號分隔千位，以及如何顯示負數(shù)(用負號、紅色、括號或者同時使用紅色和括號) 。
貨幣:可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)、選擇貨幣符號，以及如何顯示負數(shù)(用負號、紅色、括號或者同時使用紅色和括號) 。該格式總是使用逗號分隔千位。
會計專用: 與貨幣格式的主要區(qū)別在于貨幣符號總是垂直排列。
日期:可以選擇不同的日期格式。
時間:可以選擇不同的時間格式。
百分比: 可以選擇小數(shù)位數(shù)并總是顯示百分號。
分數(shù): 可以從9 種分數(shù)格式中選擇一種格式。
科學(xué)記數(shù): 用指數(shù)符號(E) 顯示數(shù)字: 2.00E+05=200 000; 2.05E+05=205 000 。您可以選擇在E 左邊顯示小數(shù)位。
文本: 當應(yīng)用于數(shù)值時， Excel 會把數(shù)值當做文本(盡管看起來像數(shù)字)。對于如局部數(shù)字這樣的項目，該功能是非常有用的。
特殊:包括3 種附加的數(shù)字格式(郵政編碼、中文小寫數(shù)字和中文大寫數(shù)字〉。
自定義:您可以自定義前面沒有包括的數(shù)字格式。

提示:如果一個單元格顯示出一連串的無用標記(如########## )，這通常意味著單元格寬度不夠，無法顯示選擇的數(shù)字格式的數(shù)值.可以加寬該列或改變數(shù)字格式.

3.5.2 添加自定義數(shù)字格式
有時想使用不在數(shù)字格式分類中的格式顯示數(shù)字值。那么，應(yīng)該創(chuàng)建用戶自定義的數(shù)字格式。

參考:在創(chuàng)建數(shù)字格式時， Excel 賦予了用戶很大的靈活性一一由于它的內(nèi)容過于豐富，本書專門有一章(第24 章)來解釋它.